Banyak organisasi tanpa sadar mengeluarkan biaya perbaikan mandiri untuk perangkat yang sebenarnya masih dilindungi garansi resmi pabrikan atau kontrak servis aktif. Informasi garansi yang tercecer di kuitansi fisik sering kali terlupakan saat barang mengalami kerusakan.
Pencatatan masa berlaku garansi dan dokumen Service Level Agreement (SLA) vendor langsung pada profil aset memastikan klaim perbaikan gratis dapat dimanfaatkan maksimal sebelum tenggat waktu berakhir.
Risiko Finansial Tanpa Manajemen Garansi Terpusat
Tanpa akses instan ke status garansi saat membuat tiket kerusakan, organisasi menanggung beberapa kerugian nyata:
- Membayar tagihan servis pihak ketiga untuk kerusakan yang ditanggung vendor gratis
- Menghilangkan hak klaim penggantian unit baru (One-to-One Replacement)
- Membatalkan (void) garansi resmi akibat segel dibongkar teknisi luar
- Terlambat memperpanjang kontrak pemeliharaan (SLA) pada perangkat server kritis
Checklist Data Garansi & Kontrak Vendor yang Wajib Dicatat
| Parameter Garansi | Deskripsi Data | Manfaat Bagi Tim Teknisi |
|---|---|---|
| Tanggal Mulai & Berakhir | Masa aktif proteksi dari tanggal faktur | Pencegahan klaim hangus / terlambat |
| Kontak Helpdesk Vendor | Nomor telepon & email call center resmi | Mempercepat pembukaan tiket klaim |
| Nomor Polis / Sertifikat | Nomor seri garansi pabrikan | Identifikasi keabsahan unit perangkat |
| Batasan Cakupan (SLA) | Perbaikan di tempat (On-Site) / Bawa ke toko | Menentukan SOP penanganan unit rusak |
Pengelolaan garansi yang disiplin dapat menghemat anggaran pemeliharaan perangkat IT dan elektronik hingga puluhan juta rupiah setiap tahunnya.
Peringatan Otomatis Status Garansi di Assetkan.com
Ketika teknisi membuat tiket perbaikan di Assetkan.com, sistem secara otomatis mengecek sisa masa garansi unit. Jika masih aktif, tiket otomatis dialihkan ke alur klaim vendor bersama dokumen pendukungnya.
Pelajari bagaimana modul pemeliharaan terhubung dengan data aset di fitur Assetkan.com.
Bagaimana cara sistem memberi tahu jika masa garansi aset hampir habis?
Dashboard menyajikan indikator status garansi berwarna (Aktif, Mendekati Habis, dan Kedaluwarsa) serta notifikasi pengingat sebelum batas garansi berakhir.
Apakah kartu garansi fisik dan nota pembelian bisa disimpan dalam sistem?
Ya, sistem mendukung unggah file foto kartu garansi dan dokumen invoice pembelian berformat PDF langsung pada profil master aset.
Apa bedanya garansi pabrikan dengan kontrak servis berkala (SLA)?
Garansi pabrikan biasanya mencakup kerusakan cacat produksi dalam periode 1-3 tahun awal, sedangkan kontrak servis (SLA) adalah perjanjian pemeliharaan berkala berbayar dengan vendor penyedia jasa.
Jelajahi modul Assetkan.com atau diskusikan kebutuhan organisasi Anda.
